O Cadastro de “Documentos Digitais” permite a captura de documentos a partir de um Scanner ou a partir da importação de arquivos.
CADASTRANDO DOCUMENTOS DIGITAIS
O Trend GED não permite gerenciar documentos convencionais, ou seja: Não é possível registrar apenas as referências sobre os documentos. A captura é obrigatória. Para os documentos digitais, o Trend GED permite o controle do ciclo de vida, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística no que diz respeito a aplicação do “Plano de Classificação Documental” e controle sobre os prazos de guarda e destinação. Nesse sentido, o conceito de gestão arquivística de documentos prevê que os documentos passam por três idades:
•Corrente: Os documentos que estão em curso, isto é, tramitando ou que foram arquivados, mas são objeto de consultas frequentes;
•Intermediária: Os documentos que não são mais de uso corrente, mas que, por ainda conservarem algum interesse administrativo, aguardam, no arquivo intermediário, o cumprimento do prazo estabelecido em tabela de temporalidade e destinação, para serem eliminados ou recolhidos ao arquivo permanente;
•Permanente: Os documentos que devem ser definitivamente preservados em razão de seu valor histórico, probatório ou informativo.
Na tela abaixo você pode informar um nome para o “Documento”, selecionar o “Interessado” e o “Plano de Classificação Documental”. Use o campo “Observações” para anotações diversas, a destinação previsa pode ser Arquivo Corrente, Arquivo Intermediário ou Guarda Permanente, com base na explicação acima acerca das três idades, o “Armazenamento” indica se o documento está Arquivado (Pronto para uma destinação final, ex: impressão, exportação ou envio por e-mail) ou Não arquivado e a “Data de validade” pode ser informada para documentos que possuem uma validade prevista. O protocolo é um número sequencial para controle interno do software, e também pode ser usado como opção de busca para localizar o documento.
DIGITALIZAR
Digitalizar com o Trend GED é muito simples: O software fará a leitura automátrica de todos os scanners instalados no seu computador ou na rede, independente da quantidade que você possuir. Possíveis recursos adicionais do seu periférico serão utilizados para que você possa aproveitar as vantagens que ele possui, por exemplo:
Modo Duplex: Permite digitalizar em frente e verso (ou dois lados);
Interface do usuário: Permite utilizar o software embutido no driver do dispositivo. Alguns recursos adicionais como a utilização de perfis de digitalização poderão ser utilizados;
Correção automática da orientação das páginas: Detecta páginas invertidas e corrige-as automaticamente;
Correção automática de cores das páginas: Útil para documentos que estão com uma nitidez comprometida;
Correção automática do tamanho das páginas (AutoSize): Recorta a página e ajusta ao seu tamanho original.
Outras funcionalidades como correção automática do ângulo de inclinação das páginas (AutoDeskew) e detecção automática de páginas em branco são recursos nativos do Trend GED, e não dependem da disponibilidade por parte do seu equipamento.
O Trend GED possui uma interface própria de digitalização, neste caso, você pode configurar parâmetros para obter um arquivo leve e de boa qualidade, são eles:
Resolução: O valor definido neste campo vai interferir diretamente no tamanho do arquivo. Alguns scanners mais poderosos permitem a digitalização em 1200 DPI/PPI ou mais, contudo, a gente não vê necessidade para utilização de um valor tão alto, ao menos que você trabalhe com edição de imagens. Normalmente 200 DPI para documentos coloridos e 150 DPI para documentos monocromáticos já produzem resultados muito bons.
Origem do papel: Neste campo, você indica ao software onde está o documento que será digitalizado. Se o seu dispositivo possuir bandeja e alimentador automático de documentos (ADF), fique atento à esta configuração;
Tamanho do papel: Com base no documento, você seleciona entre as opções existentes. Este recurso possui ligação direta com a configuração da correção automática do tamanho das páginas (AutoSize);
Digitalizar em (Tipo de pixel) - As opções são: Preto e branco, Escala de cinza, Paleta de cores, Cor RGB , Cor CMY, Cor CMYK, Cor YUV, Cor YUVK, Cor CIEXYZ, Cor LAB, Cor SRGB, Cor SCRGB, Cor BGR, Cor CIELAB, Cor CIELLUV, Cor YCBR e Cor infravermelho.
Importante: Os recursos acima citados dependem da disponibilidade do seu equipamento.
Dica: Antes de comprar o seu periférico de captura, certifique-se com o fabricante a respeito da compatibilidade com o driver TWAIN. Outra dica, é verificar com o fabricante do seu equipamento a respeito da disponibilidade do sistema de cores CMYK.
IMPORTAR ARQUIVOS
São suportados mais de 100 tipos de arquivos: TIFF, GIF, JPEG, PNG, SVG, WMF, BMP, PDF, DOCX, RTF, TXT, PCX, PNM, JPEG-2000, JBIG2, HDR, Photoshop, WEBP, TARGA, JNG, EXR, DDS, PPM, Arquivos SGI, PBM, PGM, PFM, XBM, XPM, KOALA, IFF, Dr. Halo, RAW Fax G3, arquivos Kodak PhotoCD, WBMP, ICO, arquivos Sun RAS, câmera RAW, DFX (AutoCad) e muitos outros. O Trend GED possui suporte para leitura e gravação de imagens coloridas bitonais, em escala de cinza, indexadas, RGB, ARGB e CMYK, de profundidade de cores de 1 bit a 128 bits.
