Utilize o Cadastro de “Planos de Classificação Documental” para organizar “Pastas” e “Subpastas” relativas ao seu acervo documental. Organizar os documentos no local correto facilita o processo de busca e permite uma gestão mais eficaz do seu acervo de documentos. Se a sua empresa possuir um arquivista, esta provavelmente será uma tarefa simples. Na ausência de um arquivista, nada impede que você utilize critérios próprios de organização.
Na tela abaixo, observe os botões “Nova (F2)” e “Editar (F3)”. É possível ter acesso rápido à essas funcionalidades usando as teclas de atalho F2 e F3 respectivamente. Dependendo do item selecionado na sua lista de “Planos de Classificação Documental”, o botão “Nova (F2)” pode disponibilizar um menu com recursos adicionais. É importante ler cada item do munu com atenção.
Na tela abaixo você deve informar um nome para a “Pasta”. Para confirmar as alterações, clique no botão “Salvar”.
Como alternativa, você também pode cadastrar “Subpastas”. Assim você pode criar uma árvore semelhante ao Windows Explorer, de modo que cada documento possa ser incluído no devido local. Para incluir “Subpastas”, primeiro você precisa selecionar a “Pasta”. Com o botão direito do mouse ou clicando no menu “Nova (F2)” você será capaz de ver a opção conforme imagem abaixo:
Na tela abaixo você deve informar um nome para a “Subpasta”. Para confirmar as alterações, clique no botão “Salvar”.
A “Pasta” ou “Subpasta” está no local incorreto? É facil mover para outro local. Simplesmente clique e segure o botão esquerdo do mouse arrastando-a para outro local conforme imagem abaixo:
Leia com atenção a mensagem que será exibida e clique no botão “Sim” para mover ou “Não” para cancelar.
